técnica GTD con Evernote

3 Niveles para ser más productivo: técnica GTD con Evernote

“Me gustaría tomarme un café con toda la gente que he querido, toda la gente que quiero y con la muchísima gente que seguramente querré…pero no hay tiempo” Dani Rovira

Bill Gates, conocido como el hombre más rico del mundo, en una entrevista junto a Warren Buffett (segundo más rico en la lista forbes) aseguraba que Buffett cuidaba mucho su tiempo y este respondió:

“Puedo comprar básicamente cualquier cosa que quiera pero no puedo comprar el tiempo”

No le falta razón, nuestro tiempo es limitado. Aprovéchalo.

En este artículo ya hice un resumen sobre la importancia de priorizar cosas que signifiquen algo para nosotros. Quien nunca tiene tiempo para nada probablemente tampoco tenga prioridades.

A continuación, te explicaré varios conceptos para mejorar tu productividad y te introduciré a un sistema que está ganando popularidad en muchos países (puntos 1-5). Finalmente pasaremos a la práctica (a partir del punto 6).

 

1. Prioriza y limpia tu mente

¿Qué es lo más significativo para ti? Puede ser tu familia, relaciones, pareja, carrera profesional, otro tipo de objetivos, etc. Cuando conoces bien cuáles son tus prioridades empiezas a ponerle orden a la forma en la que empleas tu tiempo.

El caso es que hoy vengo a darte una herramienta más específica que te pueda ayudar a aprovechar tu tiempo en el día a día. Te hablo sobre probablemente el sistema de productividad más famoso y extendido actualmente, se denomina “Getting Things Done”

GTD es un best seller escrito por David Allen (en español titulado “Organízate con eficacia”), quien enfoca su trabajo en ser más organizado y productivo. El objetivo final es gastar menos tiempo en las cosas que tienes que hacer y tener más tiempo para las que quieres hacer.

Es una manera mucho mejor de hacer las cosas que simplemente dejando que sucedan.

Probablemente el mayor énfasis que hace toda esta obra es el de limpiar tu mente, sacar de tu cabeza todas esas cosas que tienes que hacer. Todas esas cosas que provocan una distracción y alteran tu rendimiento.

“Tu habilidad para generar energía es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte” David Allen.

2. No lo cargues en tu subconsciente

Actualmente tenemos evidencia científica (go) sobre la importancia de una memoria externa y de adaptar antes que planificar.

La mayoría de los sistemas de productividad tradicionales fallan en un gran problema: “nueva información requiere reconsiderar prioridades, objetivos y recursos

Tu cerebro está planeando continuamente, según David Allen, nos gusta planear por naturaleza. Probablemente esto se deba a nuestro instinto de supervivencia (buscar comida, escapar de un oso, etc).

El problema es que tu subconsciente es bastante “tonto” cuando se trata de organizar las cosas que deberías de hacer. ¿De qué te vale acordarte de que tienes que lavar el coche cuando estas cocinando? ¿No sería mejor acordarte en el momento apropiado?

3. Un ejemplo

Si tienes un evento o un objetivo importante prueba a imaginarlo con éxito. ¿Qué significaría para ti un éxito en ese evento u objetivo?

Cuando lo piensas, sabes que hay una distancia entre tu imagen de esta realidad (el éxito) y la realidad actual. Esto crea cierta tensión en tu cerebro. ¿Y cómo la libera?

Generando todo tipo de ideas potencialmente útiles y relevantes. Comúnmente denominado “lluvia de ideas

Ya estés preparando una cena o un viaje, es inevitable que pienses cómo hacerlo mejor, qué puedes añadir, etc.

Este hecho es positivo, la dificultad viene cuando no sabemos organizar tantas ideas provocando como resultado final cierta falta de claridad, presión, estrés, etc.

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Allen asegura que el mayor miedo del hombre es el hecho de estar fuera de control. No nos gusta equivocarnos o cometer errores.

Con GTD puedes convertir lo antes posible esas tareas en acciones físicas y visibles.

Otra ventaja de este sistema es su flexibilidad, puedes personalizarlo mucho en base a tus necesidades. No te obliga a hacer todo con unas reglas específicas.

 

4. Procesos básicos de GTD

Aquí te resumo los procesos básicos de GTD para que tengas una idea del procedimiento antes de llegar al punto 6 donde te lo explico de forma más práctica y empezarás a entenderlo mejor.

Simplemente se basa en cómo capturas o procesas las cosas que necesitas hacer, cómo las organizas y eliges a qué debes prestarle atención.

4.1. CAPTURA

Primero capturas cualquier cosa que se te pase por la cabeza: tareas pendientes, ideas, etc. Escríbela donde quieras (papel, app, ordenador, etc).

El objetivo es capturar cualquier idea/tarea en cuanto se te ocurra para pensar en ello lo menos posible hasta que llegue el momento de hacerlo.

4.2. CLARIFICA

Clarificas las cosas que tienes que hacer. No vale que escribas “plan de vacaciones”, descompón la tarea en pasos accionables, de forma que no exista ninguna “barrera” para hacer la tarea.

Por lo tanto la pregunta que te tienes que hacer es: ¿Es accionable?

NO: Si no puedes realizar la tarea en este momento la incluirás en alguna de la listas que te explicaré luego.

SI: Una de las “reglas” más importantes del sistema GTD es que la siguiente acción debe de ser algo físico, una acción visible que cierre más el espacio entre lo que llamamos proyecto y meta. Por ejemplo: Comprar billetes, seleccionar el equipaje, etc.

4.3. ORGANIZA

Simplemente organizar las tareas en las listas que te explico en el punto 7. Se organiza por categoría y prioridad.

4.4. EVALÚA

Es un repaso en el que reflexionas un poco sobre tus tareas.

Por ejemplo, debes de ser capaz de elegir cualquier cosa para la que tengas tiempo y energía suficiente. Si hay alguna tarea que no vas a completar (no dispones de tiempo o energía suficiente) es más eficiente dividirla.

En GTD es recomendable que hagas revisiones periódicas de tu lista de quehaceres. Esto repaso te ayuda a comprender en qué estás progresando o si necesitas modificar tus prioridades.

4.5. HAZ

El último paso es la ejecución. Te centras solamente en hacer tus tareas.

Tu lista de quehaceres está organizada por prioridad y ubicada en categorías. Sabes en qué tienes que trabajar y cuando.

 

5. Es más fácil de lo que parece

Estas acciones son un poco obvias y acabarán saliéndote de forma casi automática en cuanto practiques el sistema un par de veces. Se resumen simplemente en sacarte las ideas de la cabeza, tomar decisiones sobre qué hacer con estas, organizarlas en listas, repasarlas de vez en cuando y ya está, hacerlo.

El sistema GTD al final se resume en saber manejar listas.

El objetivo final es gastar menos tiempo preocupándote sobre qué y cómo lo vas a hacer para usarlo cumpliendo nuevas tareas o avanzando más rápido.

GTD es un sistema de primeras más complejo de aprender que la mayoría de sistemas, sin embargo, eso no significa que no te puedas beneficiar de los aspectos principales de una forma sencilla.

En mi caso, en cuanto cree mis listas y las usé durante tres días ya lo hacía con una mayor facilidad y sobretodo uno de los beneficios que yo aprecié es el de evitar estar dándole vueltas  todo el día a las cosas que tenía que hacer. En ese aspecto puedo decir que me reduce mucho el estrés que pueda tener en el día a día.

 

6. Te lo resumo por niveles

De todas formas, he decidido explicar GTD por niveles: simple, medio, complejo.

Si no quieres partirte mucho la cabeza pero sí lograr ciertos beneficios muy notables, sobretodo, si llevas una vida caótica como es normal estos días… usa el nivel simple.

Por otro lado, si te gusta el tema de ser más productivo e ir viendo semana a semana como vas aumentando de forma más significativa el número de tareas que te gustaría hacer puedes probar también con el nivel medio y luego si quieres intentar el “avanzado”.

 

7. GTD NIVEL SIMPLE (VAGOS)

Lo más simple pero a la vez efectivo.

Coge algo que te sirva para apuntar: una hoja de papel, app de notas, word… lo que quieras.

Divídela en 4 cuadrantes o apartados, como prefieras:

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Lista 1: Input

Aquí es donde escribes todo aquello que se te ocurre que pueda representar una tarea. Captura el 100% de las cosas incompletas.

Como dice Allen: todo lo que esté incompleto en tu universo.

En cualquier momento se te van a ocurrir ideas o vas a tener preocupaciones, sabes que tendrás que buscar una forma de hacer estas tareas ya sea ahora o en el futuro.

¿Por qué no apuntarlas ya en el input? Ya encontrarás el momento de organizarlas en las tres listas que te muestro a continuación, pero al menos puedes ir “limpiando” tu mente.

Ejemplo: Te acuerdas de que tienes que comprar y lavar el coche pero en este momento estás en el trabajo, también de que tienes algo que decirle a alguien en cuanto lo veas. Apúntalo todo.

 

Lista 2: Siguiente

¿Cuál es la siguiente acción? En esta lista van las tareas que vas a hacer en este momento. Como te dije antes: tareas pequeñas, visibles y accionables.

Como dije antes, no vale “preparar vacaciones” para luego hacer mil acciones mezcladas sin orden y acabar con la cabeza como un bombo.

Ejemplo: primero mirar ofertas en los billetes, después comprarlos, pensar qué es necesario llevarte, comprar si te falta algo, hacer el equipaje, etc.

 

Lista 3: En espera

Son las tareas que no dependen de ti. Estás esperando acciones de otras personas.

Ejemplo: recibir un pedido, que te contesten un email o que te den una información.

Si tienen una fecha determinada (por ejemplo un pedido) es mejor que la incluyas.

 

Lista 4: Algún día/quizás

Se te pueden ocurrir ciertas ideas/tareas tal vez valiosas pero que no son urgentes. El caso es que no las quieres perder y para eso puedes usar esta lista.

Ejemplo: informarte más sobre algunas temáticas, comprar material para entrenar, cambiar el color de tu cuarto o mejorar en un idioma.

Algunas serán más importantes y otras menos, el caso es que no corre prisa hacerlas y algún día decidirás si pasar alguna a la lista de siguientes (en base a tus prioridades).

 

Por último, revisa tus listas: La lista de siguientes debes de revisarla diariamente y las demás al menos una vez a la semana.

Al revisar las listas semanalmente principalmente podrás:

  1. Hacer continuamente las acciones siguientes (obvio).
  2. Adjudicarle un lugar determinado a todas esas cosas que van cargadas en el Input (y no en tu cabeza).
  3. Recordar qué estás esperando por parte de otros.
  4. Decidir si hay alguna tarea en la lista de “Quizás” que sea lo suficientemente importante para incluirla en la de siguientes.

 

Aquí tienes un resumen más gráfico:

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Si no te apetece aprender un sistema en un principio algo más complejo puedes dejar de leer, poner en práctica solo esto y ver qué resultados de proporciona.

Por otro lado, si estás buscando resultados más significativos sigue leyendo:

 

8. GTD NIVEL MEDIO

Puedes usar muchas herramientas para usar este sistema y la mejor herramienta al final va a ser la que más te guste o comodidad te proporcione. De todas formas, te recomiendo que le des una oportunidad a Evernote.

Te preguntarás por qué merece la pena usar la técnica GTD con Evernote

Evernote es gratuita, tiene app para tu smartphone y también descargable en el ordenador.

Lo bueno de esto es que se sincronizan automáticamente de forma que ya puedes estar bien en la calle o en la oficina que lo único que tienes que hacer es apuntar tu idea ya sea en la app o en el ordenador y quedará sincronizado.

Aquí te muestro una captura de pantalla de cómo se ven las listas en mi móvil y en mi portátil:

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App del móvil.

 

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Ordenador

En Evernote puedes crear libretas y dentro de estas hacer notas.

Las libretas las vamos a usar para crear las 4 listas (Input, Siguiente, Espera, Quizás).

Las notas las usamos para apuntar las tareas de cada lista.

Otro paso en el sistema GTD es clasificar las tareas por contexto, energía y tiempo.

No es lo mismo que tengas que ir a hacer la compra, al banco o visitar a un amigo (calle) a que tengas que limpiar tu casa, hacer un trabajo o preparar tuppers de comidas (casa). Son contextos distintos.

Tampoco es lo mismo que la tarea requiera mucha energía o no tanta. Depende de su complejidad puedes destinarla a ese momento en el que tienes mucha energía, lo cual suele ser por la mañana para la mayoría de las personas o si bien no requiere tanta puedes hacerla en ese otro momento después de cenar en el que entre la digestión y el sueño la mayoría no podemos dar para mucho.

Sucede lo mismo cuando completar la tarea requiere mucho o poco tiempo.

En mi caso, la que más utilidad me aporta es clasificar las tareas por energía. Puedes clasificarlas en nivel alto, medio o bajo. También puedes dividirlo solamente en energía alta o baja como yo lo hago.

Para ello ve al apartado de “Etiquetas” de una nota que tengas en Evernote y crea: “Alta” y “Baja”

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Por si fuera poco las libretas, las etiquetas te permiten organizar aun mejor tus notas. Cuando busques la etiqueta “Alta” te saldrán todas las notas que has etiquetado con la etiqueta “Alta”

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¿Cuál es la mayor utilidad de esto?

Imagina que tienes un momento con poca energía, en mi caso, todos los días después de cenar. Pues lo único que hago es pinchar la etiqueta “Baja” y me salen todas las notas a las que asigné esta etiqueta.

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El otro día me salieron varias, elegí la de “leer sobre te matchá” ya que es algo que me interesa por sus beneficios y lo estoy probando. Me puse a leer sobre ese tema tranquilamente.

Si no usase este sistema, la franja horaria en la que me noto más desconcentrado probablemente la hubiese gastado… ¿viendo gatitos en facebook?

Otra cosa que se me olvidaba, aplica en tus tareas una de las reglas más conocidas de GTD: Si tardas menos de 2 minutos, hazlo ya.

Es simple, si vas a tardar menos de 2 minutos en hacer esa llamada, ordenar el escritorio, barrer, enviar un email… hazlo ya.

Aquí termina lo que hemos denominado como nivel “medio”, te recomiendo primero poner en práctica todo lo visto hasta ahora para no complicarlo mucho antes de tiempo. De todas formas, ya te digo que aunque parezca muy complejo en cuanto lo usas durante 1-2 días ya empiezas a verlo como un proceso más sencillo.

A estas alturas, con una buena práctica ya puedes lograr la mayoría de resultados que logra este sistema. Por otro lado, si quieres mejorar aun más tu productividad continúa leyendo.

 

9. GTD NIVEL “AVANZADO”

Aquí te aporto algunas ideas para incluir en tu sistema, elije las que creas necesarias o útiles en tu caso:

-Usa un calendario para separar las cosas que tienes que hacer en un determinado día o momento.

-Usa más etiquetas. Por tiempo: “Corto” y “Largo”. Por contexto: “Casa” y “Calle”.

-Crea una lista denominada “Archivo de seguimiento” para gestionar acciones suspendidas o que quieres hacer en un futuro.

-Crea una lista denominada “Material de referencia” en donde coloques toda la información (webs, documentos, imágenes, etc) que pueda ayudar a las tareas de un determinado Proyecto

Revisión panorámica: Esta es la que más me gusta, se trata de dar un repaso a las visiones y principios que determinan la manera en la que tomas decisiones. ¿Por qué haces lo que haces? ¿Es importante lo que haces en base a tus prioridades? ¿Mejora tu vida lo que haces? El caso es que determines si las acciones de tu día a día son realmente significativas y que tengas claro que objetivos tienes a largo plazo.

Los beneficios de hacer la técnica GTD con Evernote aun más compleja probablemente sean limitados o poco significativos.

 

10. Nos vemos en el chat

Nada más. Espero que este sistema logre alejarte del estrés, limpie tu mente y logre que hagas más cosas con mejor ánimo.

Pero sobretodo, que estreche el espacio entre ti y tus objetivos prioritarios.

Conozco otras estrategias para aprovechar más el tiempo como el Principio Pareto, Pomodoro, número de horas semanales o diarias de concentración, etc. Si te interesa alguna de ellas simplemente pregúntame por el chat de Facebook. Respondo el 100% de las preguntas.

Mantente fuerte e inteligente.

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